Hôm nay xem lại journal cuối năm 2016 tôi thấy ghi chú về việc đi học nhảy salsa. Tuy nhiên đến giờ tôi thậm chí còn chưa biết học salsa ở Hà Nội thì phải đến chỗ nào.
Lời bào chữa đầu tiên nảy ra trong óc tôi là “Mình chưa có thời gian”. Mà quả là thế thật: tôi cứ bận linh tinh những việc gì không hiểu.
Tôi tin rằng nhiều bạn cũng lâm vào hoàn cảnh tương tự: lên kế hoạch cho những việc tốt đẹp nhưng không sắp xếp được thời gian để làm.
Vậy phải làm sao để tiết kiệm nhiều thời gian hơn cho những việc có ích?
- Outsource (thuê/ nhờ)
Tôi biết có những người rất hãnh diện vì họ tự sơn lại nhà, tự khâu vá quần áo, tự nấu cỗ, tự sửa ống nước…
“Tự làm” (hay còn gọi là Do It Yourself – DIY) ở đây hiểu theo nghĩa việc đó không phải chuyên môn của bạn và không đem lại niềm vui thích cho bạn; bạn tự làm chỉ vì muốn tiết kiệm tiền (ví dụ trước đây tôi tự sửa khá nhiều đồ điện vì mỗi chút lại gọi thợ thì tốn quá).
Trừ khi bạn thực sự eo hẹp về tài chính, còn thì phần lớn những thứ DIY đều tiêu tốn một tài nguyên quý hơn tiền rất nhiều và không thể nào bù đắp được: thời gian.
DIY hợp lý trong những hoàn cảnh dưới đây:
- Bạn quá ít tiền nhưng lại thừa thời gian
- Thời gian rảnh của bạn thực sự không để làm gì có ích hơn
Nếu bạn là một ca sĩ mỗi đêm hát được 2 triệu thì không nên tiết kiệm 100 nghìn và loay hoay sửa cái quạt mất một ngày: hãy gửi nó cho thợ, người có thể làm xong việc ấy chỉ trong 5 phút. Vì một ngày đi hát bạn có đủ tiền sửa tới 20 cái quạt hỏng trong tương lai. Khía cạnh toán học của quyết định này rất rõ ràng.
Outsource là cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian. Nhưng làm sao biết được việc nào nên outsource, việc nào không?
Theo tôi cách tốt nhất là list ra những việc nằm ngoài chuyên môn của bạn: việc quá xa chuyên môn thì outsource hết.
Nếu bạn là một nhà văn muốn mở trang web để quảng cáo sách, cách tiết kiệm được nhiều resources (tài nguyên – bao gồm tiền, thời gian, công sức…) nhất là thuê một ông thiết kế web chuyên nghiệp. Nhưng việc viết quảng cáo cho web ấy, tuy không hẳn là chuyên môn nhưng rõ ràng bạn có khả năng làm tương đối ổn (cần kỹ năng viết); vậy bạn không cần thiết phải outsource việc này.
Tương tự như thế, một chủ tiệm ăn không nên lọ mọ tự kẻ biển quảng cáo làm gì.
Hãy outsource những việc bạn làm kém nhất để tiết kiệm thời gian.
- Tránh việc vặt
Việc vặt ở đây bao gồm những “việc không tên” (như cách các chị em nội trợ thường gọi): quét nhà, đổ rác, phơi quần áo, rửa bát, lau tủ…
Những việc này vừa tốn thời gian vừa không đem lại nhiều giá trị. Nó còn làm thời gian của bạn bị chia nhỏ một cách vô ích (sẽ nói ở phần sau). Cách hay nhất để né việc vặt vẫn là outsource (thuê giúp việc).
Churchill lúc còn trẻ từng đi lính ở Ấn Độ. Dù chưa lấy gì làm giàu có, ông cùng ba người bạn quyết định góp tiền mướn quản gia, nhờ đó ” [chúng tôi] được miễn khỏi những lo toan tủn mủn (mundane cares) và cống hiến cuộc đời cho những mục đích nghiêm túc hơn” – Churchill viết trong hồi ký.
Tuy nhiên thuê người làm hiện nay khá đắt đỏ, vì thế tôi đề xuất cách tốt thứ hai: né việc. Hồi bé tôi thường ngồi ở thư viện British Council đến 7h tối; làm như vậy tôi né được giờ nấu cơm. Nấu cơm tốn ít nhất 1h và trong 1h ấy tôi có thể đọc được thêm vài tờ báo tiếng Anh.
Phương án này nghe có vẻ ích kỷ, nhưng nếu thời gian biểu của bạn đã kín rồi mà bạn vẫn muốn đi học nhảy salsa hay tiếng Tây Ban Nha thì đó là phương án duy nhất: bạn phải cắt bỏ những việc vặt – những việc mà nếu bạn không làm thì sẽ có người khác làm. (Tôi chia buồn nếu bạn sống một mình và không có ai giặt hộ đống quần áo treo trong nhà tắm cả tuần nay. Tuy nhiên hãy cân nhắc đến việc mỗi tuần chỉ giặt quần áo một lần.)
Mỗi khi cảm thấy tội lỗi vì né việc, hãy nhớ rằng vợ của Freud từng phải bôi sẵn kem đánh răng vào bàn chải cho ông, vì một người bận rộn như Freud không thể lãng phí dù chỉ 10 giây để làm việc ấy.
- Xét lại về Multitasking
Trước kia trên thế giới (và sau đó là Việt Nam) rộ lên một phong trào rất hài hước: multitasking – làm nhiều việc cùng lúc. Ví dụ như một tay check mail một tay ký hợp đồng chẳng hạn.
Đối với tôi multitask là một trò ngớ ngẩn. Mục đích của nó là làm hai việc cùng lúc để tiết kiệm thời gian, nhưng thường bạn sẽ phải tốn gấp đôi thời gian để làm mỗi việc (vì não không tập trung và phải mất công check lại xem vừa rồi mình có làm sai không). Kết quả là hòa.
Tuy nhiên xét cho kỹ thì multitask có hai dạng: (a) cả hai việc đều cần não tập trung cao độ (vừa viết mail vừa trao đổi công việc qua điện thoại), và (b) chỉ một việc cần tập trung (vừa đạp xe vừa nghe audiobook).
Dạng (a) theo kinh nghiệm cá nhân của tôi là hoàn toàn không hiệu quả. Dạng (b) rất nên làm để tiết kiệm thời gian. Bây giờ tôi vẫn thường vừa đi ị vừa nghe đài Tây Ban Nha cho khỏi quên chữ.
- Time blocks
Giả sử chiều nay bạn có một giờ đồng hồ từ 4h đến 5h để đọc sách. Bạn biết đến 4h30 là giờ đổ rác, và cả đi cả về sẽ mất 5 phút. Bạn còn phải canh đúng giờ vì xe rác đi rất nhanh. Như vậy chiều nay bạn có tổng cộng 60p – 5p = 55p đọc sách.
Có thật thế không?
Có những công việc muốn hiệu quả phải làm liên tục trong một khoảng thời gian. Ví dụ bạn không thể viết bài nghiên cứu theo cách viết 5 phút, check email 5 phút, rồi lại viết 5 phút. Suy nghĩ không liền mạch thì bạn không viết được gì hết.
Những công việc cần sáng tạo/ tập trung trí óc cao là những việc phải được ưu tiên làm trong một quãng thời gian không gián đoạn.
Ở ví dụ trên, khoảng thời gian 5 phút trước khi đổ rác bạn sẽ nhấp nhổm không yên vì bận canh đúng giờ, 5 phút sau sẽ mất công nhớ lại mình vừa đọc đến đâu để liền mạch suy nghĩ. Vậy là bạn đã mất 15 phút trong số 60 phút dành để đọc sách, tức là ¼.
Nếu công việc của bạn liên quan nhiều đến trí óc (copywriter, nhà văn, họa sĩ, founder…) cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất là chia một ngày thành nhiều block. Nếu tính thời gian ngủ 8 giờ thì mỗi ngày bạn có 16 tiếng để làm việc, ăn uống và thư giãn. 16 tiếng này tương đương 8 blocks, mỗi block = 2 tiếng. Bạn sẽ phân bố sẵn block nào làm việc gì. Ví dụ Block 1 (8h-10h sáng) để học tiếng Pháp, Block 2 (10h-12h trưa) viết bài cho tòa soạn, Block 3 (12h-2h chiều) ăn trưa và lướt Facebook (đoạn này multitasking thoải mái, nhất là nếu bữa trưa của bạn không được ngon lành lắm), Block 4 (2h-4h) làm tất cả những việc lặt vặt: trả lời mail, sắp xếp tài liệu, chốt các cuộc hẹn…cứ như vậy phân chia thời gian.
Lợi ích đầu tiên là trong những ngày bận rộn bạn không phải nhấp nhổm đang làm A thì nhảy sang B nữa. Lợi ích thứ hai là block thời gian giúp bạn tăng năng suất làm việc đáng kể (vì không còn bị phân tâm).
- Bullshit
Chúng ta dễ bị cuốn theo những chuyện ngớ ngẩn, những chuyện xếp tôi vào dạng bullshit: vừa tốn thời gian vừa không tạo ra giá trị mới. Ví dụ điển hình là tranh cãi trên mạng. Rất nhiều người comment dài hàng nghìn chữ để cãi nhau với một người mà họ còn chẳng biết trên facebook (!?).
Những bullshit khác: họp hành vô bổ, tắc đường, giải quyết thủ tục hành chính, cãi cọ vì những thứ vặt vãnh, đi sửa lỗi do người khác gây ra …(DIY tuy tủn mủn nhưng không bị kể vào bullshit vì dù tốn thời gian nhưng nó vẫn tạo ra giá trị.)
Đây là những việc cần tránh bằng mọi cách; nó vừa ăn lẹm vào quỹ thời gian, vừa bổ nhỏ block thời gian trong ngày thành những khoảng quá bé, và do vậy, cả ngày trở nên vô dụng (bạn sẽ làm được gì với hàng trăm block 2 phút?).
- Ứng dụng công nghệ
Đi ô tô tất nhiên nhanh hơn đi bộ. Bất cứ khía cạnh nào trong công việc của bạn có thể dùng máy móc để giải quyết thì hãy dùng máy móc, đừng chần chừ. Tính toán số liệu chẳng hạn. Nhiều người tự hào mình có thể nhân nhẩm những số lớn như 345 x 876 =…. Trừ khi bạn có khả năng siêu việt về mặt toán học, còn lại tôi thấy tính nhẩm là một việc kỳ cục vì nó (1) phí thời gian – tài nguyên quý giá nhất (2) thiếu chính xác và (3) làm mệt não. Tại sao không bấm máy tính cho nhanh?
Công nghệ không nhất định phải là máy móc; bất cứ mẹo nào giúp công việc của bạn được tiến hành nhanh hơn, tốt hơn đều thuộc danh mục này.
Xin lấy một ví dụ về “công nghệ dây chun” mà tôi áp dụng thời còn làm quán bar.
Một ngày ở quán bar bắt đầu bằng việc kiểm hàng. Đoạn khó nhất khi kiểm hàng là nhìn vào một chai rượu dở và tính xem chỗ rượu thừa còn lại được bao nhiêu ml. Lần đầu tiên quan sát các đàn anh kiểm rượu, tôi thực sự choáng: một nhân viên giàu kinh nghiệm chỉ cần nhìn vào chai khoảng 15 giây là đoán được chính xác thể tích phần còn dư. Tuy nhiên vẫn có sai số và đôi khi việc dự đoán vượt quá 15 giây rất nhiều.
Đến khi được giao kiểm hàng, tôi chế ra một sợi dây chun đánh dấu 10 vạch từ 0 đến 10. Tôi trừ đi thể tích cổ chai (đoạn này rất dễ ước lượng) và căng sợi dây chun trên phần thân lớn của chai, vạch 0 ở đít chai và vạch 10 ở phần chai bắt đầu thon lại. Bằng cách này tôi biết chính xác phần rượu còn lại chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng số 700ml. Dù hình dáng chai thế nào đi nữa tôi cũng đo được, vì sợi dây chun kéo dài thoải mái và vẫn giữ tỷ lệ giữa các vạch đánh dấu. Tôi chỉ mất 5 giây để định lượng một chai rượu với sai số gần như bằng 0. Việc kiểm hàng trước đây mất một tiếng thì đến lượt tôi chỉ còn mất khoảng 20 phút mỗi ngày. Thời gian còn lại tôi chui vào bếp đọc Plutarch. Hoặc đi sang cửa hàng bên cạnh tán gái.
Kết quả
Tôi đã thử test cả 6 phương pháp trên trong cùng một ngày để xem nó có hiệu quả thật hay không.
Đầu tiên tôi list những việc cần làm trong ngày đó và ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi việc (cụ thể đến từng phút một). Tôi outsource việc in và dập ghim tài liệu cho hàng photocopy, né dọn nhà, multitask bằng cách vừa tắm vừa ghi chú cho bài giảng mới (tôi có một quyển sổ chống nước mua ở Daiso, quyển này luôn nằm túc trực trong WC), theo sát time block đã chia, từ chối thẳng thừng những cuộc gặp vô bổ và gõ văn bản tương đối cẩu thả, vì tôi biết Word sẽ chữa chính tả tự động, gắng sức gõ cho đúng để mà làm gì?
Kết quả là ngày hôm đó công việc hoàn thành sớm hơn dự kiến rất nhiều, tôi tính ra mình còn dư 195 phút, tức là hơn 3 giờ. Nếu ngày nào cũng tiết kiệm được 3 giờ, một năm tôi sẽ dư ra 1095 giờ = 45 ngày. Người ta có thể làm được hàng trăm việc có ích với 45 ngày rảnh. Dostoyevsky đã viết Con Bạc (The Gambler) mà chỉ mất có 26 ngày. Sự lãng phí thời gian trước đây thật không thể tưởng tượng được.
Để làm được việc gì vĩ đại, trước hết bạn phải tiết kiệm đủ thời gian để làm việc ấy đã.
